1. Qu'est que ce Déléguer ?
C’est tout simplement confier la réalisation d’une tâche à une autre personne ou à un outil.
Pourquoi la délégation ?
Objectif de la délégation pour un.e entrepreneur.e est de l'aider à se détacher de l’opérationnel et de lui permettre de se concentrer sur sa zone de spécialité.
Quand on fait le choix de déléguer, cela doit cadrer avec sa vision. Il est important de rappeler que chaque entrepreneur.e a une vision différente et que le fait de ne pas vouloir travailler en équipe n’est pas un manque d’ambition.
2. Comment préparer une délégation efficace ?
Quatre étapes importantes pour réussir sa Délégation en entreprise
1. La préparation
La préparation implique :
* <span style="caret-color: rgb(0, 0, 0);">L'intégration</span> de la vision de l’entreprise et du mindset de
l’entrepreneur
* La définition claire de besoins et l'identification du bon
moment
* L'identification des objectifs clairs
* L'organisation du recrutement et choisir le bon candidat
2. Le recrutement
Après avoir identifié le moment idéal pou déléguer,Vous pouvez maintenant élaborer une fiche de poste ( carte d'identité de la poste à pourvoir) avec tous les éléments importants liés au poste, à savoir : les tâches, objectifs smart, attentes, durée de travail, type de contrat, rémunération, lieu de l'exécution des tâches...
C'est l'étape de la rédaction de l'annonce "offre d'emploi".
N'hésitez pas à recourir aux agences spécialisées dans le recrutement, partager l'information autour de vous, publiez sur vos pages de réseaux sociaux, aussi sur les plateformes dédiées.
3. L'intégration du nouveau collaborateur au sein de la société
Cela implique son accueil le jour "J" et lui préparer un kit d'accueil qui va comporter tous les éléments nécessaires pour lui permettre de connaitre le fonctionnement de la société et des process pouvant lui faciliter le travail. Respectez les obligations liées à l'embauches (Contrat, post de travail, outils de travail,...)
4. Le suivi
Avoir des feedback réguliers avec le.s collaborateur.s et procéder à une évaluation de ses compétences à l'aide des indicateurs de performance définis au moment de son intégration (KPI).
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3. Quels sont les types de la délégation ?
Trois type de délégation à retenir :
* Déléguer un outil : pour tûtes les tâches chronophage et rébarbatives.
Exemple : un logiciel de prise de RDV, la gestion de la relation client (CRM),...
* Déléguer un prestataire de service
Externalisation de certaines tâches de l'entreprise..
Par exemple : la comptabilité, communication sur les réseaux sociaux, organisation des événements,..
* Déléguer un process
Le fait de recruter un salarié, un stagiaire, un apprenti, un sous-traitant pour vous épauler dans une étape définie de votre process.
Quand recruter ?
Quand vous avez prépare en amont l'organisation de votre délégation. Le moment où vous vous sentez prêt.e et conscient.e des temps, budget et énergie que nécessite le recrutement d'un collaborateur.trice.
Il y a lieu de savoir qu'une délégation peut se solder à un échec, si elle est faite :
* Trop tôt, au cas où l'entreprise n'est pas assez mature.
ou
* Trop tard, quand le recrutement est faire à l'arrache. Suite à une grande commande, on décide de déléguer sans préparation en amont !
4. Les objects clairement définis pour qualifier la délégation
La délégation est organisée parce qu'on poursuit les objectifs suivants :
* Augmentation du chiffre d'affaires
* Besoin de l'expertise
* Besoin de gagner le temps sur l'opérationnel pour se concentrer à la stratégie de la société.
5. Quelles sont les tâches à déléguer ?
Pour connaitre les tâches à déléguer, certains outils facilement utilisation pourraient aider à identifier les tâches qui vous reviennent de faire et celles que vous pouvez déléguer :
* Matrice d'Eisenhower : permet d'identifier l'importance et l'urgence des tâches.
* l'audit de temps passé sur les tâches : clokify, un logiciel facile et gratuit vous aidera à mesurer le temps passé sur une tâche bien définie.
* Identifiez les tâches de votre spécialité et restez concentrer là-dessus
* L'organigramme ou la structuration des fonctions stratégiques de votre entreprise...pour identifier les tâches pour tel ou tel autre poste.
6. Le structuration
Permet de définir les postes essentiels, les tâches ainsi que les process dédiés.
La structuration professionnalise votre entreprise.
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